こんにちは、Miryと申します。
いつもブログをご覧いただき、ありがとうございます！
これまで、転職活動～退職交渉についての記事を書いてきましたが、その流れで現在(11月下旬)は、業務の引き継ぎを頑張っているところです。
ちょっと大変なこともありますが、概ね順調に引き継ぎを進めることができています！
というのも、できる限りの事前準備ができていたから(だと自負してます)。
転職活動をする前から、「いつかこの業務を誰かに引き継ぐなら、てんてこ舞いになるだろうなあ」と想定できていたので、水面下で引き継ぎ準備を進めていました。
そこで今回は、「スムーズな引き継ぎをするための事前準備」についてまとめていきたいと思います。
【スムーズな順】に書いていますが、スムーズであればあるほど、日頃の事前準備が必要なので、ご自身ができそうなレベルを参考にしてみてください！
なお、引き継ぎの予定がない方も、普段から引き継ぎの準備を進めておくといいと思います。
(有休取りやすいし、いざほんとに引き継ぎする時にスムーズだし)
なので今回の記事は、引き継ぎの予定がある方にもない方にもおすすめしたいしたい！
自分の他に業務ができる人を増やす(スムーズレベル：★★★)
他にもその業務ができる人がいれば、自分はいつでも辞められる(異動できる)状態ですよね。
それに、辞めたり異動したりとまでいかなくとも、普段から有休を取りやすい環境作りにも繋がります。
そのためには…
・その業務ができそう
もしくは向いてそうな人を
見つける
・そういう人がいなければ
採用してもらう
・新しい人に業務を教える
上記をクリアするには、2つの壁を超えなければなりません。
①普段の業務をこなしつつも同時並行で
進められるか。
②人事異動や採用が叶うかどうか。
普段の業務をこなしつつも同時並行で進められるか。
普段の業務をこなしつつも、新しい人を探したり業務を教えていくというのは、なかなかハードになるかと思います。
まずはそのハードさを許容できるかどうかが、1つ目の壁です。
人事異動や採用が叶うかどうか。
1つ目の壁を乗り越えられるとしても、そもそも人事異動や採用がこちらの思い通りに進まない可能性もあります。
たまたま同じ部署で、業務を担ってくれる人がいればいいのですが、そうではない場合が問題なのです。
部署のトップや経営陣から、
「経営方針により、新しい人は入れません。」
なんて言われたらどうしようもありません。
ちなみに、私は実際にこれ↑を言われました。
転職を考える前から、
・常に余裕が無いので有休も取りづらい。
(業務状況をまとめた資料を提示)
・もしも私がぶっ倒れたら、
この業務がストップしてしまい大変だ。
・そういう時に備えて、
新しい人を入れて欲しい。
と交渉していたのですが、経営方針を盾にされ交渉決裂しました…。
そんなわけで私の場合は、「自分の他に業務ができる人を増やす」という方法は実現できませんでした。
ですが、これができそうであれば、ぜひとも上長に相談してみることをおすすめします！
これなら引き継ぎがかなりスムーズだっただろうな…。
業務の引き継ぎ資料を作っておく(スムーズレベル：★★☆)
新しい人を増やしたり、事前に業務を教え込むのが難しい場合。
それでも転職や異動が決まれば、引き継ぎを行う時がやってきます。
そんな時に備えて、業務マニュアルなどの資料を作っておきましょう。
ただ、これも普段の業務をこなしつつ、マニュアル作成も行うことになるので、若干ハードです。
ですが、マニュアルとして業務の進め方を残しておけば、万が一充分な引き継ぎができずに退職(異動)してしまった場合でも、新しい人に業務を任せられるはずです。
新しい人に業務共有できなくても、いつか引き継ぐための準備はしっかり整えておきましょう！
ちなみに私の場合、普段から業務マニュアルを作成していました。
なので、いざ引き継ぎを行う際に1からマニュアルを作成する必要がなく、楽でしたよ♪
業務の全体像をざっくり掴める資料を作っておく(スムーズレベル：★☆☆)
新しい人に業務を教え込むのも無理、業務マニュアルを作るのも無理、という場合。
ではせめて、業務の全体像をざっくり掴める資料を作っておきましょう。
ルーティン業務が多い場合は、
月初：○○を行う
第2週～第4週：△△を行う
月末：■■を行う
毎週水曜日：★★を行う
※3,9月の下旬には●●も行うので注意
みたいな、全体のスケジュールが分かるようなメモを残しておいたり。
また、「これが起きたときの対応はこれ！」といった情報をまとめておくのも効果的です。
○○が起きた場合
→●●をする
お客様から△△と言われた場合
→▲▲をする
社内で□□を頼まれた場合
→■■をする
それ以外でイレギュラー対応が
必要な場合
→★★さんや☆☆さんに確認する
この程度であれば、マニュアル作成よりは負担が軽いのではないのでしょうか。
その代わり、いざ引き継ぎを行う時に、業務の詳細を資料なしで伝えることになるので、引き継ぎする側も受ける側も大変ではありますが…。
まとめ
1番スムーズなのは、
自分の他に業務ができる人を増やす
それが無理なら、
業務の引き継ぎ資料を作っておく
それも無理ならせめて、
業務の全体像をざっくり掴める資料を作っておく
何の準備もなく引き継ぐとなると、引き継ぎをする側も受ける側も大変なので、できる準備はなるべくやっておきましょう！
もちろん、突然の病気や怪我などで急な引き継ぎが発生する場合もありますが、普段から準備を進めておけば、急な引き継ぎにも対応しやすくなります。
引き継ぎの予定がある方もない方も、これを機に引き継ぎの準備を進めてみてはいかがでしょうか？
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